Rétroplanning

Il ne s’agit que d’un exemple, d’un guide, car chaque collecte est particulière et fait l’objet d’un planning spécifique.
Néanmoins, les étapes principales sont souvent les mêmes.

• Prise de contact avec l’Établissement français du sang
  1. Accord mutuel
  2. Choix d’une date de collecte
  3. Envisager les lieux possibles
  4. Contact avec l’Association locale des donneurs de sang, si elle existe, en
     compagnie de l’EFS
• M-5 :
  1. Choix de la composition du Comité d’organisation
  2. Obtention des accords nécessaires pour le lieu retenu
• M-4 :
  1. 1ère réunion du Comité d’organisation
  2. Accord sur les dates des prochaines réunions, au moins mensuelles
  3. Répartition des rôles au sein du Comité :
     • Présidence
     • Logistique
     • Communication
     • Animation
     • Collation
     • Bénévoles
  4. Identification des Correspondants dans les Clubs concernés
  5. Recherche des partenaires
  6. Sélection des Parrains possibles
  7. Compléments de financement nécessaires (District, sponsors, …)
  8. Réunion avec le responsable du lieu mis à disposition pour la collecte
• M-3 :
  • 2ème réunion du Comité d’organisation
  • Choix des partenaires
  • Horaires de la collecte
  • Décisions sur partenaires
  • Décision sur financement
  • Validation des animations
  • Choix du Parrain ou de la Marraine
  • Composition de la collation
  • Décision sur l’affiche
  • Convocation d’une réunion des Correspondants des Clubs concernés
  • Si c’est utile, programmation de visites de ces Clubs
• M-2 :
  1. 3ème réunion du Comité d’organisation
  2. Rédaction d’un dossier de presse envoyé aux médias
  3. Publications sur les réseaux sociaux
  4. Confirmation des artistes
• M-1 :
  1. 4ème réunion du Comité d’organisation
  2. Lancement des appels à bénévoles (Doodle ou logiciel dédié)
  3. Programmation des animations
  4. Réunion avec le responsable du lieu mis à disposition pour la collecte
• S-2 :
  1. 5ème réunion du Comité d’organisation
  2. Check-up complet de l’organisation
  3. Contacts avec les médias, interviews
  4. Organisation des distributions d’affiches, flyers, ….
  5. Point sur les inscriptions de bénévoles
  6. Réunion avec le responsable du lieu mis à disposition pour la collecte
• S-1 :
  1. Ultimes mises au point par mail, SMS ou téléphone
• Jour -1 :
  1. Installation sur place des supports de communication
  2. Vérification des installations (podium, tentes, …)
• Jour J :
  1. Gestion des relations avec les différents médias
  2. On croise les doigts pour une météo favorable…
  3. En fin de collecte, on démonte et on range
  4. On demande les résultats à l’EFS
• J+2 :
  1. Diffusion des résultats à chacun des Clubs participants et aux Partenaires
  2. Remerciements à toutes les parties prenantes
• S+2 :
  1. Débriefing
  2. Analyse des résultats détaillés par l’EFS
  3. Ce qui a bien fonctionné ?
  4. Ce qui est à améliorer ?
  5. Date de la prochaine collecte ?